5 Giải Pháp Quản Lý Tài Liệu AI Tốt Nhất (Tháng 2024/XNUMX)

Trong kỷ nguyên kỹ thuật số phát triển nhanh chóng, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm các giải pháp sáng tạo để hợp lý hóa quy trình quản lý tài liệu của mình. Khi trí tuệ nhân tạo (AI) tiếp tục biến đổi các khía cạnh khác nhau của công việc hiện đại, các hệ thống quản lý tài liệu được hỗ trợ bởi AI đã nổi lên như những yếu tố thay đổi cuộc chơi, mang lại hiệu quả, độ chính xác và bảo mật vô song. Những công cụ này khai thác sức mạnh của máy học, xử lý ngôn ngữ tự nhiênvà tự động hóa thông minh để đơn giản hóa việc tạo, lưu trữ và truy xuất các tài liệu kinh doanh quan trọng.

Từ phân loại và trích xuất tài liệu thông minh đến tích hợp liền mạch với quy trình công việc hiện có, các công cụ quản lý tài liệu AI hàng đầu này cung cấp nhiều tính năng được thiết kế để phục vụ nhu cầu kinh doanh đa dạng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các giải pháp quản lý tài liệu AI tốt nhất đang xác định lại cách các tổ chức xử lý tài sản kỹ thuật số của họ, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt khi chọn nền tảng lý tưởng cho các yêu cầu quản lý tài liệu của tổ chức.

1. Bàn FabSoftKết nối

FabSoft DeskConnect là giải pháp phần mềm thu thập tài liệu và nhận dạng ký tự quang học (OCR) mạnh mẽ giúp đơn giản hóa quá trình thu thập, xử lý và phân phối tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Phần mềm được thiết kế để tích hợp hoàn hảo với quy trình làm việc hiện có, hỗ trợ nhiều loại tài liệu và nguồn khác nhau, chẳng hạn như trình điều khiển in, thư mục, trình duyệt web và hệ thống email.

Tận dụng công nghệ AI và máy học, DeskConnect tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu bằng cách nhận dạng và trích xuất thông tin liên quan từ tài liệu. Tính năng này giúp giảm đáng kể nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu nguy cơ xảy ra lỗi. Khả năng OCR nâng cao của phần mềm đảm bảo độ chính xác cao khi xử lý tài liệu được phân loại, khiến phần mềm trở thành lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp xử lý nhiều định dạng tài liệu đa dạng.

FabSoft cũng cung cấp Tài liệu đồng hành với tích hợp Trò chuyện AI nâng cao được hỗ trợ bởi ChatGPT. Cải tiến tiên tiến này định nghĩa lại việc quản lý tài liệu bằng cách đơn giản hóa việc nhập và hợp nhất tài liệu, cung cấp quyền truy cập tức thì vào trò chuyện do AI cung cấp để phân tích tài liệu hiệu quả và đảm bảo độ chính xác với công nghệ OCR tiên tiến.

Các tính năng chính của FabSoft DeskConnect:

• Hỗ trợ tài liệu đa năng: Chứa trình điều khiển in, thư mục, trình duyệt web, hệ thống email, v.v.
• Khai thác dữ liệu thông minh: Sử dụng AI và học máy để tự động nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ tài liệu.
• Hiệu suất OCR vượt trội: Cung cấp độ chính xác hàng đầu trong ngành cho các tài liệu được rasterized.
• Phân phối tài liệu hợp lý: Tự động thu thập và phân phối tài liệu tới các giải pháp đám mây hoặc tại chỗ, bao gồm Microsoft OneDrive, SharePoint và Power Apps.
• API có thể tùy chỉnh: Cung cấp API thân thiện với người dùng cho phép các plugin kiểm soát việc phân phối tài liệu cũng như tự động hóa các hành động và phương thức gửi.
• Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ: Triển khai các tính năng bảo mật hàng đầu để bảo vệ tính bảo mật của tài liệu và hạn chế quyền truy cập đối với người dùng được ủy quyền.

API thân thiện với người dùng của FabSoft DeskConnect trao quyền cho các doanh nghiệp tạo quy trình công việc và tích hợp tùy chỉnh, tối ưu hóa hơn nữa quy trình xử lý tài liệu và trích xuất dữ liệu của họ. Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ của phần mềm đảm bảo rằng các tài liệu nhạy cảm được giữ bí mật và chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập được.

Ghé thăm FabSoft →

2. Tài LiệuPhase

Nguồn: DocuPhase

DocuPhase là một giải pháp phần mềm quản lý tài liệu toàn diện được thiết kế để tối ưu hóa các quy trình lưu trữ, quét, truy xuất và lưu trữ tài liệu cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nền tảng này vượt xa khả năng của một tủ hồ sơ kỹ thuật số đơn giản, cung cấp các tính năng quản lý, theo dõi và hoàn thành công việc đang diễn ra, giúp tăng năng suất đáng kể.

Một trong những tính năng nổi bật của DocuPhase là khả năng thu thập dữ liệu và truy xuất tài liệu được hỗ trợ bởi AI. Những công cụ thông minh này đơn giản hóa quá trình trích xuất thông tin quan trọng từ nhiều tài liệu khác nhau và truy xuất dữ liệu từ các tệp cũ. Chức năng do AI điều khiển có thể nhanh chóng quét qua nhiều tài liệu, xác định và trích xuất thông tin liên quan, từ đó loại bỏ nhu cầu tìm kiếm thủ công tốn thời gian. Hơn nữa, khả năng học máy và AI của nền tảng cho phép định tuyến và lập chỉ mục tệp tự động, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức quý báu.

Các tính năng chính của DocuPhase:

• Thu thập dữ liệu được hỗ trợ bởi AI: Trích xuất thông minh các thông tin cần thiết từ các tài liệu đa dạng.
• Truy xuất tài liệu hiệu quả: Truy xuất dữ liệu nhanh chóng và chính xác từ các tệp cũ bằng khả năng AI tiên tiến.
• Định tuyến và lập chỉ mục tệp tự động: Tự động hóa dựa trên AI và máy học để sắp xếp tài liệu hợp lý.
• Tích hợp liền mạch: Khả năng tương thích với các nền tảng phổ biến, chẳng hạn như hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), để nâng cao tính linh hoạt và giảm chuyển đổi chương trình.
• Giải pháp dựa trên đám mây an toàn: Giao diện trực quan để lưu trữ tài liệu kỹ thuật số và loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết.
• Chức năng tìm kiếm nâng cao: Các công cụ tìm kiếm từ khóa và có thể định cấu hình để truy xuất tài liệu nhanh chóng.
• Giao diện thân thiện với người dùng: Phần mềm dễ học với chương trình đào tạo có hướng dẫn để tích hợp quy trình làm việc và làm quen một cách suôn sẻ.

Bản chất thân thiện với việc tích hợp của DocuPhase cho phép nó kết nối liền mạch với các nền tảng phổ biến khác, chẳng hạn như hệ thống ERP, khiến nó trở thành một công cụ linh hoạt để xử lý các hoạt động hàng ngày. Việc tích hợp này giúp giảm thời gian người dùng chuyển đổi giữa các chương trình, hợp lý hóa quy trình làm việc của họ. Giải pháp dựa trên đám mây của phần mềm cung cấp giao diện an toàn và trực quan để lưu trữ tài liệu kỹ thuật số, loại bỏ hiệu quả các thủ tục giấy tờ không cần thiết.

Ghé thăm DocuPhase →

3. thông lượng

Fluix là nền tảng quản lý quy trình làm việc và tài liệu ưu tiên thiết bị di động được thiết kế để quản lý dịch vụ tại hiện trường. Phần mềm cải tiến này trao quyền cho doanh nghiệp lưu trữ và truy cập một cách an toàn các tài liệu và biểu mẫu quan trọng trong kho lưu trữ tập trung. Bằng cách cung cấp cho các kỹ thuật viên và người quản lý dịch vụ tại hiện trường khả năng truy cập dễ dàng vào các tệp cần thiết, ngay cả ở những địa điểm có kết nối Internet hạn chế hoặc không có, Fluix hợp lý hóa công việc từ xa và nâng cao năng suất tổng thể.

Một trong những tính năng chính của Fluix là quy trình làm việc tùy chỉnh, giúp thúc đẩy khả năng giao tiếp hiệu quả và trách nhiệm giải trình giữa các thành viên trong nhóm. Nền tảng này cho phép cập nhật và thông báo theo thời gian thực về các nhiệm vụ, thay đổi hoặc thông báo quan trọng mới, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan luôn được thông tin và liên kết. Khả năng lập chỉ mục và định tuyến tệp tự động của Fluix giúp giảm đáng kể nỗ lực thủ công, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công việc và tăng hiệu quả.

Các tính năng chính của Flux:

• Thiết kế ưu tiên di động: Được tối ưu hóa để quản lý dịch vụ tại hiện trường, cho phép lưu trữ và truy cập tài liệu an toàn khi đang di chuyển.
• Kho lưu trữ tài liệu tập trung: Cung cấp một vị trí duy nhất, dễ dàng truy cập cho các tài liệu quan trọng liên quan đến lĩnh vực này.
• Quy trình công việc tùy chỉnh: Tạo điều kiện giao tiếp và trách nhiệm giải trình giữa các thành viên trong nhóm thông qua các cập nhật và thông báo theo thời gian thực.
• Tích hợp liền mạch: Tương thích với các nền tảng phổ biến như hệ thống ERP, hợp lý hóa hoạt động hàng ngày và giảm thiểu chuyển đổi chương trình.
• Công nghệ OCR: Hỗ trợ nhận dạng ký tự quang học để chuyển đổi chính xác hình ảnh văn bản thành văn bản được mã hóa bằng máy.
• Tính năng trò chuyện AI: Được hỗ trợ bởi ChatGPT, cung cấp quyền truy cập tức thì vào thông tin liên quan đến tài liệu, loại bỏ các tìm kiếm thủ công.
• Thiết lập thân thiện với người dùng: Cấu hình đơn giản của tính năng Trò chuyện OpenAI trong Document Companion.

Kiến trúc thân thiện với tích hợp của Fluix cho phép nó kết nối liền mạch với các nền tảng phổ biến khác, chẳng hạn như hệ thống ERP. Sự tích hợp này cho phép doanh nghiệp xử lý các hoạt động hàng ngày hiệu quả hơn và giảm thời gian chuyển đổi giữa các chương trình. Hơn nữa, Fluix hỗ trợ công nghệ OCR, đảm bảo dữ liệu truyền đến tính năng trò chuyện AI là chính xác và toàn diện để phân tích chi tiết.

Ghé thăm Fluix →

4. M-Tệp

M-Files là một nền tảng quản lý thông tin thông minh cung cấp cách tiếp cận thông minh hơn để quản lý nội dung trong toàn bộ vòng đời của nó. Bằng cách kết nối liền mạch nội dung và tận dụng tính năng tự động hóa thông minh, M-Files trao quyền cho những người lao động tri thức làm việc hiệu quả hơn bằng cách cung cấp thông tin phù hợp cho đúng người vào đúng thời điểm.

Nền tảng này cung cấp cái nhìn toàn diện về nội dung trong toàn tổ chức mà không yêu cầu di chuyển phức tạp và tốn kém sang một kho lưu trữ duy nhất. Giải pháp quản lý tài liệu kỹ thuật số của M-Files tự hào có khả năng tìm kiếm và truy xuất mạnh mẽ, cho phép người dùng định vị tài liệu nhanh chóng và dễ dàng mà không lãng phí thời gian tìm kiếm các tệp bị thất lạc hoặc khó nhớ nơi lưu trữ nội dung nào đó. Nền tảng này cũng đơn giản hóa việc tạo tài liệu bằng cách cung cấp các mẫu, chức năng đặt tên và lưu dễ dàng cũng như khả năng khám phá các tài liệu ẩn và dữ liệu tối thông qua công nghệ hỗ trợ AI.

Các tính năng chính của M-Files:

• Quản lý thông tin thông minh: Kết hợp nội dung được kết nối và tự động hóa thông minh để tăng năng suất và cung cấp chế độ xem nội dung 360 độ.
• Tìm kiếm và truy xuất nhanh: Giúp người dùng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tạo tài liệu được đơn giản hóa: Cung cấp các mẫu, dễ dàng đặt tên và lưu tài liệu cũng như khám phá các tài liệu ẩn và dữ liệu tối.
• Tuân thủ và bảo mật tự động: Đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy định của công ty, đồng thời cung cấp bảo mật dữ liệu thông qua quyền truy cập và mã hóa.
• Hợp tác liền mạch: Cho phép đồng tác giả, bình luận và chú thích tài liệu cùng một lúc.
• Tích hợp với các công cụ phổ biến: Cung cấp khả năng tích hợp với Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook và các ứng dụng được sử dụng rộng rãi khác.
• Các quy trình được hỗ trợ bởi AI: Sử dụng AI, chẳng hạn như M-Files Aino, để sắp xếp thông tin, hiểu ngữ cảnh tài liệu và tương tác với kiến ​​thức bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Khả năng tự động hóa của M-Files hợp lý hóa việc tuân thủ các chính sách và quy định của công ty, đảm bảo bảo mật dữ liệu thông qua quyền truy cập nghiêm ngặt và mã hóa cấp doanh nghiệp, đồng thời cho phép cộng tác đơn giản thông qua đồng tác giả, nhận xét và chú thích tài liệu. Được xây dựng trên nền tảng có cấu hình cao, M-Files có thể dễ dàng tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể thông qua API, mẫu giải pháp và phần bổ trợ của bên thứ ba.

Ghé thăm M-Files →

5. SharePoint AI

Nguồn: Microsoft

Microsoft SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác mạnh mẽ, khi được tích hợp với công nghệ AI, sẽ chuyển đổi quy trình công việc, tăng cường cộng tác và tăng năng suất cho các tổ chức. Bằng cách kết hợp các khả năng AI vào SharePoint, doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình, hợp lý hóa việc quản lý tài liệu, cải thiện chức năng tìm kiếm và thu được thông tin chuyên sâu có giá trị từ dữ liệu.

SharePoint AI trao quyền cho nhân viên làm việc thông minh hơn và nhanh hơn đồng thời giảm bớt nỗ lực thủ công và cải thiện năng suất. Nền tảng này mang lại nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm quản lý tài liệu thông minh, tự động hóa quy trình làm việc, tích hợp chatbot và phân tích dự đoán, cho phép các tổ chức tối ưu hóa hoạt động, tăng cường hợp tác và duy trì tính cạnh tranh trong bối cảnh ngày nay. SharePoint Premium, nền tảng trải nghiệm và quản lý nội dung nâng cao, mang đến AI, tự động hóa và bảo mật bổ sung cho trải nghiệm, xử lý và quản trị nội dung, giúp các tổ chức quản lý và bảo vệ nội dung quan trọng trong suốt vòng đời của nó.

Các tính năng chính của SharePoint AI:

• Quản lý tài liệu thông minh: Xử lý tài liệu được hỗ trợ bởi AI, tự động phân loại, trích xuất và gắn thẻ thông tin từ tài liệu, giúp cải thiện hiệu quả và sắp xếp hợp lý quy trình làm việc.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Tự động hóa quy trình làm việc được nâng cao bằng AI sẽ phân tích dữ liệu lịch sử, học hỏi từ các quyết định trong quá khứ và đưa ra các lựa chọn thông minh trong việc tự động hóa các tác vụ và định tuyến tài liệu.
• Tích hợp Chatbot: Các chatbot được hỗ trợ bởi AI được tích hợp với SharePoint cho phép nhân viên tương tác với hệ thống thông qua ngôn ngữ tự nhiên, cung cấp câu trả lời và hỗ trợ ngay lập tức.
• Phân tích dự đoán: Tận dụng AI để phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, cho phép các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và luôn đón đầu xu hướng.
• Quản lý nội dung nâng cao: AI, tự động hóa và tăng cường bảo mật cho trải nghiệm, xử lý và quản trị nội dung, giúp các tổ chức quản lý và bảo vệ nội dung quan trọng trong suốt vòng đời của nội dung đó.
• Giải pháp tài liệu có giá trị cao: Cung cấp giải pháp để làm việc với các tài liệu có giá trị cao, chẳng hạn như hợp đồng, báo cáo công việc, đơn đặt hàng và hóa đơn.

Khả năng quản lý tài liệu thông minh của SharePoint AI cho phép tự động phân loại, trích xuất và gắn thẻ thông tin từ tài liệu, giúp cải thiện hiệu quả và hợp lý hóa quy trình làm việc. Khả năng phân tích dự đoán của nền tảng tận dụng AI để phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin chuyên sâu có giá trị, cho phép các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và luôn đón đầu xu hướng.

Truy cập SharePoint AI →

Hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với các giải pháp quản lý tài liệu AI

Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, các giải pháp quản lý tài liệu được hỗ trợ bởi AI đã trở thành công cụ thiết yếu cho các tổ chức muốn hợp lý hóa quy trình công việc, tăng cường cộng tác và tăng năng suất. Các giải pháp quản lý tài liệu AI được thảo luận trong bài viết này cung cấp nhiều tính năng và khả năng được thiết kế để phục vụ các nhu cầu kinh doanh đa dạng.

Từ phân loại và trích xuất tài liệu thông minh đến tích hợp liền mạch với quy trình công việc hiện có, những công cụ này khai thác sức mạnh của AI để đơn giản hóa việc tạo, lưu trữ và truy xuất các tài liệu kinh doanh quan trọng. Bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, cải thiện chức năng tìm kiếm và cung cấp thông tin chuyên sâu có giá trị, các giải pháp này cho phép các tổ chức tối ưu hóa hoạt động, giảm chi phí và thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn.