5 najlepších riešení správy dokumentov AI (júl 2024)

V rýchlo sa rozvíjajúcej digitálnej ére podniky neustále hľadajú inovatívne riešenia na zefektívnenie procesov správy dokumentov. Keďže umelá inteligencia (AI) pokračuje v premene rôznych aspektov modernej práce, systémy správy dokumentov poháňané umelou inteligenciou sa ukázali ako priekopnícke, ktoré ponúkajú bezkonkurenčnú efektivitu, presnosť a bezpečnosť. Tieto nástroje využívajú silu strojové učenie, spracovanie prirodzeného jazykaa inteligentná automatizácia na zjednodušenie vytvárania, ukladania a získavania dôležitých obchodných dokumentov.

Od inteligentnej klasifikácie a extrakcie dokumentov až po bezproblémovú integráciu s existujúcimi pracovnými postupmi, tieto špičkové nástroje na správu dokumentov AI ponúkajú širokú škálu funkcií navrhnutých tak, aby vyhovovali rôznym obchodným potrebám. V tomto článku preskúmame najlepšie riešenia správy dokumentov AI, ktoré nanovo definujú spôsob, akým organizácie narábajú so svojimi digitálnymi aktívami, a umožňujú vám urobiť informované rozhodnutie pri výbere ideálnej platformy pre požiadavky na správu dokumentov vašej organizácie.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect je výkonné softvérové ​​riešenie na zachytávanie dokumentov a optické rozpoznávanie znakov (OCR), ktoré zjednodušuje proces zachytávania, spracovania a distribúcie dokumentov z rôznych zdrojov. Softvér je navrhnutý tak, aby sa hladko integroval s existujúcimi pracovnými postupmi a podporoval širokú škálu typov dokumentov a zdrojov, ako sú ovládače tlače, priečinky, webové prehliadače a e-mailové systémy.

DeskConnect využíva technológie AI a strojového učenia a automatizuje proces zachytávania údajov rozpoznávaním a extrahovaním relevantných informácií z dokumentov. Táto funkcia výrazne znižuje potrebu manuálneho zadávania údajov, šetrí čas a minimalizuje riziko chýb. Pokročilé funkcie OCR softvéru zaisťujú vysokú presnosť pri spracovaní rastrovaných dokumentov, vďaka čomu je spoľahlivou voľbou pre podniky, ktoré pracujú s rôznymi formátmi dokumentov.

FabSoft tiež ponúka sprievodcu dokumentov s pokročilou integráciou chatu AI, ktorý využíva ChatGPT. Toto špičkové vylepšenie nanovo definuje správu dokumentov tým, že zjednodušuje import a zlučovanie dokumentov, ponúka okamžitý prístup k chatu s podporou AI pre efektívnu analýzu dokumentov a zaisťuje presnosť pomocou najmodernejšej technológie OCR.

Kľúčové vlastnosti FabSoft DeskConnect:

• Všestranná podpora dokumentov: Pojme ovládače tlače, priečinky, webové prehliadače, e-mailové systémy a ďalšie.
• Inteligentná extrakcia dát: Využíva AI a strojové učenie na automatické rozpoznanie a extrahovanie údajov z dokumentov.
• Vynikajúci výkon OCR: Poskytuje špičkovú presnosť pre rastrované dokumenty.
• Zjednodušená distribúcia dokumentov: Automatizuje zachytávanie a distribúciu dokumentov do cloudových alebo lokálnych riešení vrátane Microsoft OneDrive, SharePoint a Power Apps.
• Prispôsobiteľné API: Ponúka užívateľsky prívetivé rozhranie API, ktoré umožňuje doplnkom riadiť doručovanie dokumentov a automatizovať akcie a spôsoby odosielania.
• Robustné bezpečnostné opatrenia: Implementuje funkcie zabezpečenia najvyššej úrovne na ochranu dôvernosti dokumentov a obmedzenie prístupu na oprávnených používateľov.

Užívateľsky prívetivé API FabSoft DeskConnect umožňuje podnikom vytvárať vlastné pracovné postupy a integrácie, čím ďalej optimalizuje procesy spracovania dokumentov a extrakcie údajov. Robustné bezpečnostné opatrenia softvéru zaručujú, že citlivé dokumenty zostanú dôverné a prístupné len oprávneným pracovníkom.

Navštívte FabSoft →

2. DocuPhase

Zdroj: DocuPhase

DocuPhase je komplexné softvérové ​​riešenie na správu dokumentov navrhnuté na optimalizáciu procesov ukladania, skenovania, vyhľadávania a archivácie dokumentov pre podniky akejkoľvek veľkosti. Táto platforma presahuje možnosti jednoduchej digitálnej kartotéky a ponúka funkcie na správu, sledovanie a dokončenie prebiehajúcej práce, čím výrazne zvyšuje produktivitu.

Jednou z výnimočných funkcií DocuPhase sú možnosti zachytávania dát a získavania dokumentov pomocou AI. Tieto inteligentné nástroje zjednodušujú proces získavania dôležitých informácií z rôznych dokumentov a získavanie údajov zo starých súborov. Funkcia riadená AI dokáže rýchlo skenovať viacstranové dokumenty, identifikovať a extrahovať relevantné informácie, čím eliminuje potrebu časovo náročného manuálneho vyhľadávania. Okrem toho umelá inteligencia platformy a možnosti strojového učenia umožňujú automatické smerovanie a indexovanie súborov, čo používateľom šetrí drahocenný čas a námahu.

Kľúčové vlastnosti DocuPhase:

• Zachytávanie dát poháňané AI: Inteligentná extrakcia základných informácií z rôznych dokumentov.
• Efektívne vyhľadávanie dokumentov: Rýchle a presné získavanie údajov zo starých súborov pomocou pokročilých možností AI.
• Automatické smerovanie a indexovanie súborov: AI a automatizácia riadená strojovým učením pre zjednodušenú organizáciu dokumentov.
• Bezproblémová integrácia: Kompatibilita s bežnými platformami, ako sú systémy plánovania podnikových zdrojov (ERP), pre zvýšenú všestrannosť a zníženie prepínania programov.
• Bezpečné cloudové riešenie: Intuitívne rozhranie na ukladanie digitálnych dokumentov a odstránenie zbytočného papierovania.
• Rozšírené funkcie vyhľadávania: Kľúčové slová a konfigurovateľné vyhľadávacie nástroje na rýchle vyhľadávanie dokumentov.
• Užívateľsky prívetivé rozhranie: Ľahko naučiteľný softvér s riadeným školením pre hladké začlenenie a integráciu pracovného toku.

Integračná povaha DocuPhase umožňuje bezproblémové prepojenie s inými bežnými platformami, ako sú systémy ERP, čo z neho robí všestranný nástroj na zvládanie každodenných operácií. Táto integrácia znižuje čas, ktorý používatelia strávia prepínaním medzi programami, a zefektívňuje ich pracovný tok. Cloudové riešenie softvéru poskytuje bezpečné a intuitívne rozhranie na ukladanie digitálnych dokumentov, čím efektívne eliminuje zbytočné papierovanie.

Navštívte DocuPhase →

3. Fluix

Fluix je mobilná platforma na správu dokumentov a pracovných tokov prispôsobená na správu služieb v teréne. Tento inovatívny softvér umožňuje podnikom bezpečne ukladať a pristupovať k dôležitým dokumentom a formulárom v rámci centralizovaného úložiska. Tým, že poskytuje servisným technikom a manažérom v teréne ľahký prístup k základným súborom, dokonca aj na miestach s obmedzeným alebo žiadnym internetovým pripojením, Fluix zefektívňuje prácu na diaľku a zvyšuje celkovú produktivitu.

Jednou z kľúčových vlastností Fluix sú jeho vlastné pracovné postupy, ktoré podporujú efektívnu komunikáciu a zodpovednosť medzi členmi tímu. Platforma umožňuje aktualizácie a upozornenia v reálnom čase na nové úlohy, zmeny alebo dôležité správy, čím zaisťuje, že všetky zainteresované strany zostanú informované a zosúladené. Funkcie automatického smerovania a indexovania súborov Fluix výrazne znižujú manuálne úsilie, čo firmám umožňuje optimalizovať ich pracovné postupy a zvýšiť efektivitu.

Kľúčové vlastnosti Fluix:

• Mobilný dizajn: Optimalizované pre správu služieb v teréne, umožňujúce bezpečné ukladanie dokumentov a prístup na cestách.
• Centralizované úložisko dokumentov: Poskytuje jediné, ľahko dostupné miesto pre kritické dokumenty týkajúce sa terénu.
• Vlastné pracovné postupy: Uľahčuje komunikáciu a zodpovednosť medzi členmi tímu prostredníctvom aktualizácií a upozornení v reálnom čase.
• Bezproblémová integrácia: Kompatibilné s bežnými platformami, ako sú systémy ERP, zefektívňuje každodenné operácie a minimalizuje prepínanie programov.
• Technológia OCR: Podporuje optické rozpoznávanie znakov na presnú konverziu textových obrázkov na strojovo kódovaný text.
• Funkcia chatu AI: Beží na ChatGPT, ponúka okamžitý prístup k informáciám súvisiacim s dokumentom, čím sa eliminuje manuálne vyhľadávanie.
• Užívateľsky prívetivé nastavenie: Jednoduchá konfigurácia funkcie OpenAI Chat v aplikácii Document Companion.

Architektúra Fluix vhodná pre integráciu umožňuje bezproblémové prepojenie s inými rozšírenými platformami, ako sú systémy ERP. Táto integrácia umožňuje podnikom zvládať každodenné operácie efektívnejšie a znižuje čas strávený prepínaním medzi programami. Okrem toho Fluix podporuje technológiu OCR, ktorá zabezpečuje, že údaje prenášané do funkcie chatu AI sú presné a komplexné pre podrobnú analýzu.

Navštívte Fluix →

4. Súbory M.

M-Files je inteligentná platforma na správu informácií, ktorá ponúka inteligentnejší prístup k správe obsahu počas celého životného cyklu. Bezproblémovým prepojením obsahu a využitím inteligentnej automatizácie M-Files umožňuje znalostným pracovníkom byť produktívnejšími poskytovaním správnych informácií správnym ľuďom v správnom čase.

Platforma poskytuje komplexný pohľad na obsah v celej organizácii bez toho, aby vyžadovala zložitú a nákladnú migráciu do jedného úložiska. Riešenie správy digitálnych dokumentov M-Files sa môže pochváliť výkonnými funkciami vyhľadávania a získavania, čo umožňuje používateľom rýchlo a jednoducho nájsť dokumenty bez toho, aby strácali čas hľadaním nesprávne umiestnených súborov alebo problémom so zapamätaním si, kde bolo niečo uložené. Platforma tiež zjednodušuje vytváranie dokumentov tým, že ponúka šablóny, jednoduché funkcie pomenovávania a ukladania a schopnosť odhaľovať skryté dokumenty a tmavé dáta prostredníctvom technológie s podporou AI.

Kľúčové vlastnosti M-Files:

• Inteligentný manažment informácií: Kombinuje pripojený obsah a inteligentnú automatizáciu na zvýšenie produktivity a poskytovanie 360-stupňového zobrazenia obsahu.
• Rýchle vyhľadávanie a načítanie: Umožňuje používateľom rýchlo a jednoducho nájsť dokumenty, čo šetrí čas a námahu.
• Zjednodušené vytváranie dokumentov: Ponúka šablóny, jednoduché pomenovanie a ukladanie dokumentov a objavovanie skrytých dokumentov a tmavých údajov.
• Automatizovaný súlad a bezpečnosť: Zabezpečuje súlad s firemnými politikami a predpismi a poskytuje bezpečnosť údajov prostredníctvom prístupových práv a šifrovania.
• Bezproblémová spolupráca: Umožňuje súčasne vytvárať, komentovať a anotovať dokumenty.
• Integrácia s populárnymi nástrojmi: Ponúka integráciu s Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook a ďalšími široko používanými aplikáciami.
• Procesy poháňané AI: Využíva AI, ako napríklad M-Files Aino, na usporiadanie informácií, pochopenie kontextu dokumentu a interakciu so znalosťami pomocou prirodzeného jazyka.

Automatizačné schopnosti M-Files zefektívňujú súlad s firemnými politikami a predpismi, zaisťujú bezpečnosť údajov prostredníctvom prísnych prístupových práv a podnikového šifrovania a umožňujú jednoduchú spoluprácu prostredníctvom spolutvorby, komentovania a komentovania dokumentov súčasne. M-Files, ktoré sú postavené na vysoko konfigurovateľnej platforme, možno ľahko prispôsobiť špecifickým obchodným potrebám prostredníctvom rozhraní API, šablón riešení a doplnkov tretích strán.

Navštívte M-Files →

5. SharePoint AI

Zdroj: Microsoft

Microsoft SharePoint je výkonná platforma na spoluprácu a správu dokumentov, ktorá po integrácii s technológiami AI transformuje pracovné postupy, zlepšuje spoluprácu a zvyšuje produktivitu organizácií. Začlenením funkcií AI do SharePointu môžu podniky automatizovať procesy, zefektívniť správu dokumentov, zlepšiť funkcie vyhľadávania a získať cenné poznatky z údajov.

SharePoint AI umožňuje zamestnancom pracovať inteligentnejšie a rýchlejšie, pričom znižuje manuálne úsilie a zvyšuje produktivitu. Platforma ponúka rôzne výhody vrátane inteligentnej správy dokumentov, automatizácie pracovných postupov, integrácie chatbotov a prediktívnej analýzy, čo organizáciám umožňuje optimalizovať operácie, zlepšiť spoluprácu a zostať konkurencieschopnými v dnešnom prostredí. SharePoint Premium, pokročilá platforma na správu obsahu a zážitkov, prináša AI, automatizáciu a pridanú bezpečnosť do obsahu, spracovania a správy, čím pomáha organizáciám spravovať a chrániť kritický obsah počas jeho životného cyklu.

Kľúčové vlastnosti SharePoint AI:

• Inteligentná správa dokumentov: Spracovanie dokumentov poháňané AI, automatická klasifikácia, extrakcia a označovanie informácií z dokumentov, čo vedie k vyššej efektivite a zjednodušeným pracovným tokom.
• Automatizácia pracovného toku: Automatizácia pracovného toku vylepšená AI analyzuje historické údaje, učí sa z minulých rozhodnutí a robí inteligentné rozhodnutia pri automatizácii úloh a smerovaní dokumentov.
• Integrácia chatbota: Chatboty poháňané AI integrované so SharePointom umožňujú zamestnancom interagovať so systémom prostredníctvom prirodzeného jazyka a poskytujú okamžité odpovede a podporu.
• Prediktívna analýza: Využíva AI na analýzu údajov a poskytovanie cenných poznatkov, čo organizáciám umožňuje robiť rozhodnutia založené na údajoch a udržať si náskok.
• Pokročilá správa obsahu: Umelá inteligencia, automatizácia a pridaná bezpečnosť k obsahu, spracovaniu a správe, čo pomáha organizáciám spravovať a chrániť kritický obsah počas jeho životného cyklu.
• Riešenia pre dokumenty s vysokou hodnotou: Ponúka riešenia na prácu s dokumentmi vysokej hodnoty, ako sú zmluvy, výkazy práce, objednávky a faktúry.

Inteligentné možnosti správy dokumentov SharePoint AI umožňujú automatickú klasifikáciu, extrakciu a označovanie informácií z dokumentov, čo vedie k vyššej efektivite a zjednodušeným pracovným postupom. Možnosti prediktívnej analýzy platformy využívajú AI na analýzu údajov a poskytujú cenné poznatky, čo organizáciám umožňuje robiť rozhodnutia založené na údajoch a udržať si náskok.

Navštívte SharePoint AI →

Zefektívnite svoj pracovný tok pomocou riešení správy dokumentov AI

V dnešnom rýchlo sa rozvíjajúcom obchodnom prostredí sa riešenia správy dokumentov poháňané AI stali základnými nástrojmi pre organizácie, ktoré chcú zefektívniť svoje pracovné postupy, zlepšiť spoluprácu a zvýšiť produktivitu. Riešenia správy dokumentov AI, o ktorých sa hovorí v tomto článku, ponúkajú širokú škálu funkcií a možností navrhnutých tak, aby vyhovovali rôznym obchodným potrebám.

Od inteligentnej klasifikácie a extrakcie dokumentov až po bezproblémovú integráciu s existujúcimi pracovnými postupmi, tieto nástroje využívajú silu AI na zjednodušenie vytvárania, ukladania a získavania dôležitých obchodných dokumentov. Automatizáciou manuálnych procesov, zlepšením funkcií vyhľadávania a poskytovaním cenných prehľadov umožňujú tieto riešenia organizáciám optimalizovať svoje operácie, znižovať náklady a lepšie rozhodovať.