5 најдобри решенија за управување со документи со вештачка интелигенција (јули 2024 година)

Во брзата дигитална ера, бизнисите постојано бараат иновативни решенија за да ги насочат своите процеси за управување со документи. Како што вештачката интелигенција (ВИ) продолжува да трансформира различни аспекти на модерната работа, системите за управување со документи напојувани со вештачка интелигенција се појавија како менувачи на играта, нудејќи неспоредлива ефикасност, точност и безбедност. Овие алатки ја искористуваат моќта на машинско учење, обработка на природен јазик, и интелигентна автоматизација за поедноставување на креирањето, складирањето и пронаоѓањето на критичните деловни документи.

Од интелигентна класификација и екстракција на документи до беспрекорна интеграција со постоечките работни текови, овие врвни алатки за управување со документи со вештачка интелигенција нудат широк спектар на функции дизајнирани да одговорат на различни деловни потреби. Во оваа статија, ќе ги истражиме најдобрите решенија за управување со документи со вештачка интелигенција кои го редефинираат начинот на кој организациите ракуваат со нивните дигитални средства, давајќи ви овластување да донесете информирана одлука при изборот на идеалната платформа за барањата за управување со документи на вашата организација.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect е моќно софтверско решение за снимање документи и оптичко препознавање знаци (OCR) кое го поедноставува процесот на снимање, обработка и дистрибуција на документи од различни извори. Софтверот е дизајниран да се интегрира беспрекорно со постоечките работни текови, поддржувајќи широк опсег на типови и извори на документи, како што се двигатели за печатење, папки, веб-прелистувачи и системи за е-пошта.

Искористувајќи ги технологиите за вештачка интелигенција и машинско учење, DeskConnect го автоматизира процесот на снимање податоци со препознавање и извлекување на релевантни информации од документите. Оваа функција значително ја намалува потребата за рачно внесување податоци, заштедувајќи време и минимизирајќи го ризикот од грешки. Напредните можности за OCR на софтверот обезбедуваат висока точност при обработката на растеризираните документи, што го прави сигурен избор за бизниси кои се занимаваат со различен опсег на формати на документи.

FabSoft нуди и придружник на документи со напредна интеграција на AI Chat, напојувана од ChatGPT. Ова врвно подобрување го редефинира управувањето со документи со поедноставување на увозот и спојувањето документи, нудејќи моментален пристап до разговорот напојуван со вештачка интелигенција за ефикасна анализа на документите и обезбедување прецизност со најсовремената OCR технологија.

Главни карактеристики на FabSoft DeskConnect:

• Разновидна поддршка за документи: Сместува драјвери за печатење, папки, веб-прелистувачи, системи за е-пошта и многу повеќе.
• Интелигентно извлекување податоци: Користи вештачка интелигенција и машинско учење за автоматско препознавање и извлекување податоци од документи.
• Супериорни перформанси на OCR: Обезбедува водечка прецизност во индустријата за растеризирани документи.
• Рационализирана дистрибуција на документи: Автоматизира снимање и дистрибуција на документи во облак или решенија во просториите, вклучувајќи ги Microsoft OneDrive, SharePoint и Power Apps.
• Приспособливо API: Нуди API-пријателски за корисникот кој им овозможува на приклучоците да ја контролираат испораката на документи и да ги автоматизираат дејствата и методите за поднесување.
• Силни безбедносни мерки: Имплементира врвни безбедносни карактеристики за заштита на доверливоста на документите и ограничување на пристапот до овластените корисници.

Корисничкиот API на FabSoft DeskConnect им дава овластување на бизнисите да креираат сопствени работни текови и интеграции, дополнително оптимизирајќи ги нивните процеси за обработка на документи и екстракција на податоци. Силните безбедносни мерки на софтверот гарантираат дека чувствителните документи остануваат доверливи и достапни само за овластен персонал.

Посетете го FabSoft →

2. DocuPhase

Извор: DocuPhase

DocuPhase е сеопфатно софтверско решение за управување со документи дизајнирано да ги оптимизира процесите за складирање, скенирање, пронаоѓање и архивирање документи за бизниси од која било големина. Оваа платформа ги надминува можностите на едноставен кабинет за дигитално поднесување, нудејќи функции кои управуваат, следат и ја завршуваат тековната работа, значително ја зголемуваат продуктивноста.

Една од најистакнатите карактеристики на DocuPhase е способноста за снимање податоци и документи со погон на вештачка интелигенција. Овие интелигентни алатки го поедноставуваат процесот на извлекување клучни информации од различни документи и преземање податоци од стари датотеки. Функционалноста управувана со вештачка интелигенција може брзо да скенира низ документите на повеќе страници, идентификувајќи и извлекувајќи релевантни информации, а со тоа ја елиминира потребата за рачни пребарувања кои одземаат многу време. Понатаму, способностите за вештачка интелигенција и машинско учење на платформата овозможуваат автоматско рутирање и индексирање на датотеките, заштедувајќи им на корисниците драгоцено време и напор.

Главни карактеристики на DocuPhase:

• Снимање податоци напојуван со вештачка интелигенција: Интелигентно извлекување на суштински информации од различни документи.
• Ефикасно преземање документи: Брзо и прецизно пребарување на податоци од стари датотеки користејќи напредни способности за вештачка интелигенција.
• Автоматско рутирање и индексирање на датотеки: ВИ и автоматизација управувана од машинско учење за рационализирана организација на документи.
• Беспрекорна интеграција: Компатибилност со вообичаени платформи, како што се системите за планирање на ресурси на претпријатието (ERP), за зголемена разновидност и намалено префрлување на програми.
• Безбедно решение засновано на облак: Интуитивен интерфејс за складирање на дигитални документи и елиминирање на непотребната документација.
• Функции за напредно пребарување: Клучни зборови и алатки за пребарување што може да се конфигурираат за брзо пронаоѓање документи.
• Интерфејс погоден за корисникот: Софтвер кој лесно се учи со водена обука за непречено вклучување и интеграција на работниот тек.

Природата на DocuPhase за интеграција му овозможува беспрекорно поврзување со други вообичаени платформи, како што се ERP системите, што го прави разноврсна алатка за справување со секојдневните операции. Оваа интеграција го намалува времето што корисниците го трошат за префрлување помеѓу програми, рационализирајќи го нивниот работен тек. Решението на софтверот базирано на облак обезбедува безбеден и интуитивен интерфејс за складирање на дигитални документи, ефикасно елиминирајќи ја непотребната документација.

Посетете ја DocuPhase →

3. Флуикс

Fluix е мобилна платформа за управување со документи и работни текови, прилагодена за управување со теренски услуги. Овој иновативен софтвер им овозможува на бизнисите безбедно да складираат и пристапуваат до критичните документи и формулари во централизирано складиште. Обезбедувајќи им на техничарите и менаџерите на теренска услуга лесен пристап до основните датотеки, дури и на локации со ограничена или без интернет конекција, Fluix ја рационализира далечинската работа и ја подобрува севкупната продуктивност.

Една од клучните карактеристики на Fluix се неговите сопствени работни текови, кои поттикнуваат ефективна комуникација и одговорност меѓу членовите на тимот. Платформата овозможува ажурирања и известувања во реално време за нови задачи, промени или важни пораки, осигурувајќи дека сите засегнати страни остануваат информирани и усогласени. Способностите за автоматско рутирање и индексирање на датотеки на Fluix значително го намалуваат рачниот напор, дозволувајќи им на бизнисите да ги оптимизираат работните текови и да ја зголемат ефикасноста.

Главните карактеристики на Fluix:

• Мобилен-прв дизајн: Оптимизиран за управување со теренска услуга, овозможувајќи безбедно складирање документи и пристап во движење.
• Централизирано складиште за документи: Обезбедува единствена, лесно достапна локација за критичните документи поврзани со теренот.
• Прилагодени работни текови: Олеснува комуникација и одговорност меѓу членовите на тимот преку ажурирања и известувања во реално време.
• Беспрекорна интеграција: Компатибилен со вообичаени платформи како ERP системи, рационализирање на секојдневните операции и минимизирање на префрлување програми.
• OCR технологија: Поддржува оптичко препознавање знаци за прецизна конверзија на текстуални слики во машински кодиран текст.
• Функција за разговор со вештачка интелигенција: Овозможено од ChatGPT, нуди моментален пристап до информации поврзани со документи, елиминирајќи ги рачните пребарувања.
• Поставување погодно за корисниците: Директна конфигурација на функцијата OpenAI Chat во Document Companion.

Интеграционата архитектура на Fluix му овозможува беспрекорно поврзување со други распространети платформи, како што се ERP системите. Оваа интеграција им овозможува на бизнисите поефикасно да се справуваат со секојдневните операции и го намалува времето поминато за префрлување помеѓу програмите. Покрај тоа, Fluix поддржува OCR технологија, осигурувајќи дека податоците што се пренесуваат до функцијата за разговор со вештачка интелигенција се точни и сеопфатни за детална анализа.

Посетете го Fluix →

4. М-датотеки

M-Files е интелигентна платформа за управување со информации која нуди попаметен пристап за управување со содржината во текот на целиот животен циклус. Со беспрекорно поврзување на содржината и искористување на интелигентната автоматизација, M-Files им овозможува на работниците со знаење да бидат попродуктивни со доставување на вистинските информации до вистинските луѓе во вистинско време.

Платформата обезбедува сеопфатен преглед на содржината низ организацијата без да бара сложена и скапа миграција во едно складиште. Решението за дигитално управување со документи на M-Files може да се пофали со моќни можности за пребарување и пронаоѓање, овозможувајќи им на корисниците брзо и лесно да ги лоцираат документите без да губат време барајќи погрешно поставени датотеки или да се борат да запомнат каде е нешто зачувано. Платформата, исто така, го поедноставува создавањето документи со нудење шаблони, лесни функционалности за именување и зачувување и можност за откривање скриени документи и темни податоци преку технологијата овозможена со вештачка интелигенција.

Главни карактеристики на M-Files:

• Интелигентно управување со информации: Комбинира поврзана содржина и интелигентна автоматизација за да ја зголеми продуктивноста и да обезбеди приказ на содржината од 360 степени.
• Брзо пребарување и преземање: Им овозможува на корисниците брзо и лесно наоѓање документи, заштедувајќи време и напор.
• Поедноставено создавање документ: Нуди шаблони, лесно именување и зачувување на документи и откривање на скриени документи и темни податоци.
• Автоматска усогласеност и безбедност: Обезбедува усогласеност со политиките и прописите на компанијата и обезбедува безбедност на податоците преку права за пристап и шифрирање.
• Беспрекорна соработка: Овозможува коавторство, коментирање и бележење на документи истовремено.
• Интеграција со популарни алатки: Нуди интеграција со Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook и други широко користени апликации.
• Процеси напојувани со вештачка интелигенција: Користи вештачка интелигенција, како што е M-Files Aino, за организирање информации, разбирање на контекстот на документот и интеракција со знаењето користејќи природен јазик.

Можностите за автоматизација на M-Files го насочуваат усогласувањето со политиките и регулативите на компанијата, обезбедуваат безбедност на податоците преку строги права за пристап и шифрирање од степенот на претпријатието и овозможуваат едноставна соработка преку коавторство, коментирање и прибележување на документи истовремено. Изградени на високо конфигурабилна платформа, M-Files може лесно да се приспособат за да ги задоволат специфичните деловни потреби преку API, шаблони за решенија и додатоци од трети страни.

Посетете M-Files →

5. SharePoint AI

Извор: Microsoft

Microsoft SharePoint е моќна платформа за соработка и управување со документи која, кога е интегрирана со технологиите за вештачка интелигенција, ги трансформира работните текови, ја подобрува соработката и ја зголемува продуктивноста на организациите. Со инкорпорирање на способности за вештачка интелигенција во SharePoint, бизнисите можат да ги автоматизираат процесите, да го насочат управувањето со документи, да ја подобрат функционалноста на пребарувањето и да добијат вредни сознанија од податоците.

SharePoint AI им дава овластување на вработените да работат попаметно и побрзо, додека ги намалуваат рачните напори и ја подобруваат продуктивноста. Платформата нуди различни придобивки, вклучително и интелигентно управување со документи, автоматизација на работниот тек, интеграција на chatbot и предвидлива аналитика, овозможувајќи им на организациите да ги оптимизираат операциите, да ја подобрат соработката и да останат конкурентни во денешниот пејзаж. SharePoint Premium, напредната платформа за управување со содржини и искуства, носи вештачка интелигенција, автоматизација и дополнителна безбедност на искуствата, обработката и управувањето со содржината, помагајќи им на организациите да управуваат и да ја заштитат критичната содржина во текот на нејзиниот животен циклус.

Главни карактеристики на SharePoint AI:

• Интелигентно управување со документи: Обработка на документи со помош на вештачка интелигенција, автоматска класификација, извлекување и означување на информации од документи, што доведува до подобрена ефикасност и рационализација на работните текови.
• Автоматизација на работните процеси: Автоматизацијата на работниот тек со подобрена вештачка интелигенција ги анализира историските податоци, учи од минатите одлуки и прави интелигентни избори во автоматизирањето на задачите и насочувањето на документите.
• Интеграција на четбот: Чет-ботови со вештачка интелигенција интегрирани со SharePoint им овозможуваат на вработените да комуницираат со системот преку природен јазик, обезбедувајќи инстант одговори и поддршка.
• Предвидна анализа: Ја користи вештачката интелигенција за да ги анализира податоците и да обезбеди вредни сознанија, овозможувајќи им на организациите да донесуваат одлуки засновани на податоци и да останат пред кривата.
• Напредно управување со содржина: ВИ, автоматизација и додадена безбедност на искуствата, обработката и управувањето со содржината, помагајќи им на организациите да управуваат и да ги заштитат критичните содржини во текот на нејзиниот животен циклус.
• Решенија за документи со висока вредност: Нуди решенија за работа со документи со висока вредност, како што се договори, изјави за работа, нарачки и фактури.

Интелигентните способности за управување со документи на SharePoint AI овозможуваат автоматска класификација, извлекување и означување на информациите од документите, што доведува до подобрена ефикасност и рационализација на работните текови. Предвидувачките аналитички способности на платформата ја користат вештачката интелигенција за да ги анализираат податоците и да обезбедат вредни сознанија, овозможувајќи им на организациите да донесуваат одлуки засновани на податоци и да останат понапред од кривата.

Посетете SharePoint AI →

Рационализирајте го вашиот работен тек со решенија за управување со документи со вештачка интелигенција

Во денешното брзо деловно опкружување, решенијата за управување со документи напојувани со вештачка интелигенција станаа суштински алатки за организациите кои сакаат да ги насочат своите работни текови, да ја подобрат соработката и да ја зголемат продуктивноста. Решенијата за управување со документи со вештачка интелигенција, дискутирани во овој напис, нудат широк опсег на функции и способности дизајнирани да одговорат на различни деловни потреби.

Од интелигентна класификација и екстракција на документи до беспрекорна интеграција со постоечките работни текови, овие алатки ја користат моќта на вештачката интелигенција за да го поедностават создавањето, складирањето и пронаоѓањето на критичните деловни документи. Со автоматизирање на рачните процеси, подобрување на функционалноста на пребарувањето и обезбедување вредни сознанија, овие решенија им овозможуваат на организациите да ги оптимизираат своите операции, да ги намалат трошоците и да поттикнат подобро донесување одлуки.