5 geriausi dirbtinio intelekto dokumentų valdymo sprendimai (2024 m. liepos mėn.)

Sparčiai besivystančioje skaitmeninėje eroje įmonės nuolat ieško naujoviškų sprendimų, kaip supaprastinti savo dokumentų valdymo procesus. Dirbtiniam intelektui (AI) ir toliau keičiant įvairius šiuolaikinio darbo aspektus, dirbtinio intelekto valdomos dokumentų valdymo sistemos pasirodė kaip žaidimo keitiklis, siūlančios neprilygstamą efektyvumą, tikslumą ir saugumą. Šie įrankiai išnaudoja galią mašinų mokymasis, natūralus kalbos apdorojimas, ir išmanioji automatizacija, skirta supaprastinti svarbių verslo dokumentų kūrimą, saugojimą ir gavimą.

Nuo intelektualaus dokumentų klasifikavimo ir ištraukimo iki sklandaus integravimo su esamomis darbo eigomis, šie geriausi AI dokumentų valdymo įrankiai siūlo daugybę funkcijų, skirtų įvairiems verslo poreikiams patenkinti. Šiame straipsnyje išnagrinėsime geriausius AI dokumentų valdymo sprendimus, kurie iš naujo apibrėžia, kaip organizacijos tvarko savo skaitmeninį turtą, ir įgalina priimti pagrįstą sprendimą renkantis idealią platformą, atitinkančią jūsų organizacijos dokumentų valdymo reikalavimus.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect yra galingas dokumentų fiksavimo ir optinio simbolių atpažinimo (OCR) programinės įrangos sprendimas, kuris supaprastina dokumentų fiksavimo, apdorojimo ir platinimo iš įvairių šaltinių procesą. Programinė įranga sukurta taip, kad būtų sklandžiai integruota su esamomis darbo eigomis, palaikydama daugybę dokumentų tipų ir šaltinių, pvz., spausdinimo tvarkykles, aplankus, žiniatinklio naršykles ir el. pašto sistemas.

Naudodama AI ir mašininio mokymosi technologijas, „DeskConnect“ automatizuoja duomenų surinkimo procesą, atpažindama ir ištraukdama iš dokumentų atitinkamą informaciją. Ši funkcija žymiai sumažina rankinio duomenų įvedimo poreikį, taupo laiką ir sumažina klaidų riziką. Pažangios programinės įrangos OCR galimybės užtikrina didelį tikslumą apdorojant rastrinius dokumentus, todėl tai yra patikimas pasirinkimas įmonėms, dirbančioms su įvairių dokumentų formatų įvairove.

„FabSoft“ taip pat siūlo „Document Companion“ su pažangia AI pokalbių integracija, kurią palaiko „ChatGPT“. Šis pažangiausias patobulinimas iš naujo apibrėžia dokumentų valdymą supaprastindamas dokumentų importavimą ir sujungimą, suteikdamas tiesioginę prieigą prie dirbtinio intelekto palaikomo pokalbio, kad būtų galima veiksmingai analizuoti dokumentus, ir užtikrinti tikslumą naudojant naujausią OCR technologiją.

Pagrindinės „FabSoft DeskConnect“ savybės:

• Universalus dokumentų palaikymas: Talpina spausdinimo tvarkykles, aplankus, žiniatinklio naršykles, el. pašto sistemas ir kt.
• Pažangus duomenų ištraukimas: Naudoja AI ir mašininį mokymąsi, kad automatiškai atpažintų ir ištrauktų duomenis iš dokumentų.
• Puikus OCR našumas: Suteikia pramonėje pirmaujantį rastrinių dokumentų tikslumą.
• Supaprastintas dokumentų platinimas: Automatizuoja dokumentų fiksavimą ir paskirstymą debesyje arba vietiniuose sprendimuose, įskaitant Microsoft OneDrive, SharePoint ir Power Apps.
• Pritaikoma API: Siūlo patogią API, kuri įgalina papildinius valdyti dokumentų pristatymą ir automatizuoti veiksmus bei pateikimo metodus.
• Tvirtos saugumo priemonės: Įdiegtos aukščiausios klasės saugos funkcijos, skirtos apsaugoti dokumentų konfidencialumą ir apriboti prieigą prie įgaliotų vartotojų.

Patogi FabSoft DeskConnect API suteikia įmonėms galimybę kurti pasirinktines darbo eigas ir integracijas, toliau optimizuojant dokumentų apdorojimo ir duomenų išgavimo procesus. Tvirtos programinės įrangos saugos priemonės užtikrina, kad slapti dokumentai liktų konfidencialūs ir prieinami tik įgaliotiems darbuotojams.

Apsilankykite FabSoft →

2. DocuPhase

Šaltinis: DocuPhase

DocuPhase yra visa apimantis dokumentų valdymo programinės įrangos sprendimas, skirtas optimizuoti dokumentų saugojimo, nuskaitymo, gavimo ir archyvavimo procesus bet kokio dydžio įmonėms. Ši platforma pranoksta paprastos skaitmeninės kartotekų spintos galimybes ir siūlo funkcijas, kurios valdo, seka ir užbaigia vykstantį darbą, žymiai padidindama našumą.

Viena iš išskirtinių „DocuPhase“ funkcijų yra AI palaikomos duomenų fiksavimo ir dokumentų gavimo galimybės. Šie išmanieji įrankiai supaprastina svarbiausios informacijos iš įvairių dokumentų ir duomenų gavimo iš senų failų procesą. Dirbtinio intelekto valdoma funkcija gali greitai nuskaityti kelių puslapių dokumentus, identifikuoti ir išgauti atitinkamą informaciją, todėl nebereikia daug laiko atimančių rankinių paieškų. Be to, platformos AI ir mašininio mokymosi galimybės leidžia automatiškai nukreipti failus ir indeksuoti, taip taupant naudotojų brangų laiką ir pastangas.

Pagrindinės „DocuPhase“ savybės:

• Duomenų fiksavimas naudojant dirbtinį intelektą: Sumanus esminės informacijos gavimas iš įvairių dokumentų.
• Efektyvus dokumentų gavimas: Greitas ir tikslus duomenų gavimas iš senų failų naudojant pažangias AI galimybes.
• Automatinis failų nukreipimas ir indeksavimas: AI ir mašininiu mokymusi pagrįsta automatizacija, skirta supaprastinti dokumentų organizavimą.
• Besiūlė integracija: Suderinamumas su įprastomis platformomis, pvz., įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemomis, padidina universalumą ir sumažina programų perjungimą.
• Saugus debesimis pagrįstas sprendimas: Intuityvi sąsaja, skirta saugoti skaitmeninius dokumentus ir pašalinti nereikalingą popierizmą.
• Išplėstinės paieškos funkcijos: Raktinių žodžių ir konfigūruojami paieškos įrankiai greitam dokumentų gavimui.
• Patogi vartotojui sąsaja: Lengvai išmokstama programinė įranga su vadovaujamais mokymais, kad būtų galima sklandžiai įsijungti ir integruoti darbo eigą.

Integracijai palankus DocuPhase pobūdis leidžia sklandžiai prisijungti prie kitų įprastų platformų, tokių kaip ERP sistemos, todėl tai yra universalus įrankis kasdienėms operacijoms atlikti. Ši integracija sumažina laiką, kurį vartotojai praleidžia perjungdami iš vienos programos į kitą, ir supaprastina jų darbo eigą. Programinės įrangos debesyje pagrįstas sprendimas suteikia saugią ir intuityvią sąsają skaitmeniniams dokumentams saugoti, efektyviai pašalindama nereikalingą popierizmą.

Apsilankykite DocuPhase →

3. Fluix

„Fluix“ yra dokumentų ir darbo eigos valdymo platforma, skirta pirmiausia mobiliesiems, pritaikyta lauko paslaugų valdymui. Ši naujoviška programinė įranga suteikia įmonėms galimybę saugiai saugoti ir pasiekti svarbiausius dokumentus ir formas centralizuotoje saugykloje. „Fluix“ supaprastina nuotolinį darbą ir padidina bendrą produktyvumą, suteikdama lauko paslaugų technikai ir vadovams lengvą prieigą prie svarbiausių failų, net ir vietose, kuriose interneto ryšys yra ribotas arba jo nėra.

Viena iš pagrindinių „Fluix“ savybių yra pritaikytos darbo eigos, skatinančios efektyvų komandos narių bendravimą ir atskaitomybę. Platforma įgalina atnaujinimus ir pranešimus apie naujas užduotis, pakeitimus ar svarbius pranešimus realiuoju laiku, užtikrindama, kad visos suinteresuotosios šalys liktų informuotos ir suderintos. „Fluix“ automatinio failų nukreipimo ir indeksavimo galimybės žymiai sumažina rankines pastangas, todėl įmonės gali optimizuoti savo darbo eigą ir padidinti efektyvumą.

Pagrindinės Fluix savybės:

• Mobilusis pirmiausia dizainas: Optimizuotas lauko paslaugų valdymui, leidžiantis saugiai saugoti dokumentus ir pasiekti juos kelyje.
• Centralizuota dokumentų saugykla: Suteikia vieną, lengvai pasiekiamą vietą svarbiems su laukais susijusiems dokumentams.
• Individualios darbo eigos: Palengvina komandos narių bendravimą ir atskaitomybę naudojant naujinimus ir pranešimus realiuoju laiku.
• Besiūlė integracija: Suderinamas su įprastomis platformomis, tokiomis kaip ERP sistemos, supaprastina kasdienes operacijas ir sumažina programų perjungimą.
• OCR technologija: Palaiko optinį simbolių atpažinimą, kad būtų galima tiksliai konvertuoti tekstinius vaizdus į mašininiu kodu užkoduotą tekstą.
• AI pokalbių funkcija: Naudojama „ChatGPT“, suteikia tiesioginę prieigą prie su dokumentais susijusios informacijos, pašalindama rankines paieškas.
• Patogi vartotojui sąranka: Paprasta „OpenAI Chat“ funkcijos konfigūracija „Document Companion“.

Integracijai palanki „Fluix“ architektūra leidžia sklandžiai prisijungti prie kitų paplitusių platformų, tokių kaip ERP sistemos. Ši integracija leidžia įmonėms efektyviau atlikti kasdienes operacijas ir sumažina laiką, praleistą perjungiant programas. Be to, „Fluix“ palaiko OCR technologiją, užtikrinančią, kad į AI pokalbių funkciją perduodami duomenys būtų tikslūs ir išsamūs, kad būtų galima atlikti išsamią analizę.

Apsilankykite „Fluix“ →

4. „M-Files“

M-Files yra išmani informacijos valdymo platforma, siūlanti išmanesnį požiūrį į turinio valdymą per visą jo gyvavimo ciklą. Sklandžiai sujungdama turinį ir naudodama išmaniąją automatizaciją, „M-Files“ suteikia žinių darbuotojams galimybę būti produktyvesniems, tinkamu laiku pateikdama reikiamą informaciją reikiamiems žmonėms.

Platforma suteikia išsamų visos organizacijos turinio vaizdą, nereikalaujant sudėtingo ir brangaus perkėlimo į vieną saugyklą. M-Files skaitmeninis dokumentų valdymo sprendimas gali pasigirti galingomis paieškos ir gavimo galimybėmis, leidžiančiomis vartotojams greitai ir lengvai rasti dokumentus, negaištant laiko ieškant ne vietoje esančių failų ar nesunkiai atsiminti, kur kažkas buvo saugoma. Platforma taip pat supaprastina dokumentų kūrimą siūlydama šablonus, lengvą pavadinimų suteikimo ir išsaugojimo funkcijas bei galimybę atskleisti paslėptus dokumentus ir tamsius duomenis naudojant DI įgalintą technologiją.

Pagrindinės M-Files funkcijos:

• Išmanusis informacijos valdymas: Sujungia prijungtą turinį ir išmanųjį automatizavimą, kad padidintų produktyvumą ir pateiktų 360 laipsnių turinio vaizdą.
• Greita paieška ir gavimas: Leidžia vartotojams greitai ir lengvai rasti dokumentus, taupant laiką ir pastangas.
• Supaprastintas dokumento kūrimas: Siūlomi šablonai, lengvas dokumentų pavadinimų suteikimas ir išsaugojimas bei paslėptų dokumentų ir tamsių duomenų atradimas.
• Automatizuotas atitiktis ir saugumas: Užtikrina įmonės politikos ir reglamentų laikymąsi bei užtikrina duomenų saugumą per prieigos teises ir šifravimą.
• Sklandus bendradarbiavimas: Leidžia kartu kurti, komentuoti ir komentuoti dokumentus vienu metu.
• Integravimas su populiariais įrankiais: Siūlo integraciją su Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook ir kitomis plačiai naudojamomis programomis.
• Dirbtinio intelekto valdomi procesai: Naudoja dirbtinį intelektą, pvz., M-Files Aino, kad tvarkytų informaciją, suprastų dokumento kontekstą ir sąveikautų su žiniomis natūralia kalba.

„M-Files“ automatizavimo galimybės supaprastina įmonės strategijų ir reglamentų laikymąsi, užtikrina duomenų saugumą griežtomis prieigos teisėmis ir įmonės lygio šifravimu bei įgalina paprastą bendradarbiavimą vienu metu kuriant dokumentus, komentuojant ir komentuojant. Sukurtą labai konfigūruojamoje platformoje, „M-Files“ galima lengvai pritaikyti, kad atitiktų konkrečius verslo poreikius, naudojant API, sprendimų šablonus ir trečiųjų šalių priedus.

Apsilankykite M-Files →

5. SharePoint AI

Šaltinis: "Microsoft"

„Microsoft SharePoint“ yra galinga bendradarbiavimo ir dokumentų valdymo platforma, kuri, integruota su AI technologijomis, pakeičia darbo eigą, pagerina bendradarbiavimą ir padidina organizacijų produktyvumą. Į „SharePoint“ įtraukusios AI galimybes, įmonės gali automatizuoti procesus, supaprastinti dokumentų valdymą, pagerinti paieškos funkcionalumą ir gauti vertingų įžvalgų iš duomenų.

„SharePoint AI“ suteikia darbuotojams galimybę dirbti išmaniau ir greičiau, tuo pačiu sumažinant rankų pastangas ir gerinant našumą. Platforma siūlo įvairius privalumus, įskaitant išmanųjį dokumentų valdymą, darbo eigos automatizavimą, pokalbių robotų integravimą ir nuspėjamąją analizę, leidžiančią organizacijoms optimizuoti veiklą, pagerinti bendradarbiavimą ir išlikti konkurencingiems šiandieninėje aplinkoje. „SharePoint Premium“, pažangi turinio valdymo ir patirties platforma, suteikia AI, automatizavimo ir papildomos saugumo turinio naudojimo, apdorojimo ir valdymo srityse, padeda organizacijoms valdyti ir apsaugoti svarbiausią turinį per visą jo gyvavimo ciklą.

Pagrindinės „SharePoint AI“ savybės:

• Pažangus dokumentų valdymas: AI pagrįstas dokumentų apdorojimas, automatinis informacijos klasifikavimas, ištraukimas ir žymėjimas iš dokumentų, todėl padidėja efektyvumas ir supaprastinamos darbo eigos.
• Darbo eigos automatika: AI patobulintas darbo eigos automatizavimas analizuoja istorinius duomenis, mokosi iš praeities sprendimų ir daro protingus sprendimus automatizuodamas užduotis ir nukreipdamas dokumentus.
• „Chatbot“ integravimas: Dirbtinio intelekto valdomi pokalbių robotai, integruoti su „SharePoint“, suteikia darbuotojams galimybę bendrauti su sistema natūralia kalba, suteikdami tiesioginius atsakymus ir palaikymą.
• Nuspėjama „Analytics“: Naudoja dirbtinį intelektą, kad galėtų analizuoti duomenis ir teikti vertingų įžvalgų, leidžiančių organizacijoms priimti duomenimis pagrįstus sprendimus ir būti priekyje.
• Išplėstinis turinio valdymas: AI, automatizavimas ir papildoma turinio naudojimo, apdorojimo ir valdymo sauga padeda organizacijoms valdyti ir apsaugoti svarbiausią turinį per visą jo gyvavimo ciklą.
• Didelės vertės dokumentų sprendimai: siūlo sprendimus, kaip dirbti su didelės vertės dokumentais, tokiais kaip sutartys, darbų ataskaitos, užsakymai ir sąskaitos faktūros.

Išmaniosios „SharePoint AI“ dokumentų valdymo galimybės leidžia automatiškai klasifikuoti, išskirti ir žymėti informaciją iš dokumentų, todėl padidėja efektyvumas ir supaprastinamos darbo eigos. Platformos nuspėjamosios analizės galimybės išnaudoja dirbtinį intelektą, kad galėtų analizuoti duomenis ir teikti vertingų įžvalgų, leidžiančių organizacijoms priimti duomenimis pagrįstus sprendimus ir būti priekyje.

Apsilankykite „SharePoint AI“ →

Supaprastinkite savo darbo eigą naudodami AI dokumentų valdymo sprendimus

Šiandieninėje sparčiai besivystančioje verslo aplinkoje dirbtiniu intelektu pagrįsti dokumentų valdymo sprendimai tapo esminiais įrankiais organizacijoms, norinčioms supaprastinti savo darbo eigą, pagerinti bendradarbiavimą ir padidinti produktyvumą. Šiame straipsnyje aptariami AI dokumentų valdymo sprendimai siūlo daugybę funkcijų ir galimybių, skirtų įvairiems verslo poreikiams patenkinti.

Nuo intelektualaus dokumentų klasifikavimo ir ištraukimo iki sklandaus integravimo su esamomis darbo eigomis, šie įrankiai išnaudoja AI galią, kad supaprastintų svarbiausių verslo dokumentų kūrimą, saugojimą ir gavimą. Automatizuodami rankinius procesus, gerindami paieškos funkcionalumą ir suteikdami vertingų įžvalgų, šie sprendimai leidžia organizacijoms optimizuoti savo veiklą, sumažinti išlaidas ir paskatinti geresnių sprendimų priėmimą.