Die 5 besten KI-Lösungen für das Dokumentenmanagement (Juli 2024)

Im schnelllebigen digitalen Zeitalter sind Unternehmen ständig auf der Suche nach innovativen Lösungen zur Optimierung ihrer Dokumentenmanagementprozesse. Da künstliche Intelligenz (KI) weiterhin verschiedene Aspekte der modernen Arbeit verändert, haben sich KI-gestützte Dokumentenmanagementsysteme als bahnbrechend erwiesen und bieten beispiellose Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit. Diese Tools nutzen die Kraft von maschinelles Lernen, Verarbeitung natürlicher Spracheund intelligente Automatisierung zur Vereinfachung der Erstellung, Speicherung und des Abrufs wichtiger Geschäftsdokumente.

Von der intelligenten Dokumentenklassifizierung und -extraktion bis hin zur nahtlosen Integration in bestehende Arbeitsabläufe bieten diese erstklassigen KI-Dokumentenverwaltungstools eine breite Palette an Funktionen, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. In diesem Artikel untersuchen wir die besten KI-Lösungen für das Dokumentenmanagement, die die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren digitalen Assets umgehen, neu definieren und es Ihnen ermöglichen, eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl der idealen Plattform für die Dokumentenmanagementanforderungen Ihres Unternehmens zu treffen.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect ist eine leistungsstarke Softwarelösung zur Dokumentenerfassung und optischen Zeichenerkennung (OCR), die den Prozess der Erfassung, Verarbeitung und Verteilung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen vereinfacht. Die Software ist so konzipiert, dass sie sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt und eine Vielzahl von Dokumenttypen und -quellen wie Druckertreiber, Ordner, Webbrowser und E-Mail-Systeme unterstützt.

DeskConnect nutzt KI- und maschinelle Lerntechnologien und automatisiert den Datenerfassungsprozess, indem es relevante Informationen aus Dokumenten erkennt und extrahiert. Diese Funktion reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe erheblich, spart Zeit und minimiert das Fehlerrisiko. Die fortschrittlichen OCR-Funktionen der Software gewährleisten eine hohe Genauigkeit bei der Verarbeitung gerasterter Dokumente und machen sie zu einer zuverlässigen Wahl für Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Dokumentformaten arbeiten.

FabSoft bietet außerdem einen Document Companion mit einer erweiterten AI-Chat-Integration auf Basis von ChatGPT. Diese hochmoderne Erweiterung definiert die Dokumentenverwaltung neu, indem sie den Import und die Zusammenführung von Dokumenten vereinfacht, sofortigen Zugriff auf KI-gestützten Chat für eine effiziente Dokumentenanalyse bietet und Präzision mit modernster OCR-Technologie gewährleistet.

Hauptmerkmale von FabSoft DeskConnect:

• Vielseitige Dokumentenunterstützung: Bietet Platz für Druckertreiber, Ordner, Webbrowser, E-Mail-Systeme und mehr.
• Intelligente Datenextraktion: Nutzt KI und maschinelles Lernen, um Daten automatisch aus Dokumenten zu erkennen und zu extrahieren.
• Überlegene OCR-Leistung: Bietet branchenführende Genauigkeit für gerasterte Dokumente.
• Optimierte Dokumentenverteilung: Automatisiert die Dokumentenerfassung und -verteilung an Cloud- oder lokale Lösungen, einschließlich Microsoft OneDrive, SharePoint und Power Apps.
• Anpassbare API: Bietet eine benutzerfreundliche API, die es Plugins ermöglicht, die Dokumentenzustellung zu steuern und Aktionen und Übermittlungsmethoden zu automatisieren.
• Robuste Sicherheitsmaßnahmen: Implementiert erstklassige Sicherheitsfunktionen, um die Vertraulichkeit von Dokumenten zu schützen und den Zugriff auf autorisierte Benutzer zu beschränken.

Die benutzerfreundliche API von FabSoft DeskConnect ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Workflows und Integrationen zu erstellen und so ihre Prozesse zur Dokumentenverarbeitung und Datenextraktion weiter zu optimieren. Die robusten Sicherheitsmaßnahmen der Software stellen sicher, dass vertrauliche Dokumente vertraulich bleiben und nur autorisiertem Personal zugänglich sind.

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2. DocuPhase

Quelle: DocuPhase

DocuPhase ist eine umfassende Softwarelösung für das Dokumentenmanagement, die darauf ausgelegt ist, die Prozesse zum Speichern, Scannen, Abrufen und Archivieren von Dokumenten für Unternehmen jeder Größe zu optimieren. Diese Plattform geht über die Möglichkeiten eines einfachen digitalen Aktenschranks hinaus und bietet Funktionen zur Verwaltung, Nachverfolgung und zum Abschluss laufender Arbeiten, wodurch die Produktivität erheblich gesteigert wird.

Eine der herausragenden Funktionen von DocuPhase sind die KI-gestützten Datenerfassungs- und Dokumentenabruffunktionen. Diese intelligenten Tools vereinfachen das Extrahieren wichtiger Informationen aus verschiedenen Dokumenten und das Abrufen von Daten aus alten Dateien. Die KI-gesteuerte Funktionalität kann mehrseitige Dokumente schnell durchsuchen und relevante Informationen identifizieren und extrahieren, wodurch zeitaufwändige manuelle Suchen überflüssig werden. Darüber hinaus ermöglichen die KI- und maschinellen Lernfunktionen der Plattform eine automatische Weiterleitung und Indizierung von Dateien, wodurch Benutzer wertvolle Zeit und Mühe sparen.

Hauptmerkmale von DocuPhase:

• KI-gestützte Datenerfassung: Intelligente Extraktion wesentlicher Informationen aus vielfältigen Dokumenten.
• Effizienter Dokumentenabruf: Schnelles und genaues Abrufen von Daten aus alten Dateien mithilfe erweiterter KI-Funktionen.
• Automatische Dateiweiterleitung und -indizierung: Durch KI und maschinelles Lernen gesteuerte Automatisierung für eine optimierte Dokumentenorganisation.
• Nahtlose Integration: Kompatibilität mit gängigen Plattformen wie ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) für mehr Vielseitigkeit und weniger Programmwechsel.
• Sichere cloudbasierte Lösung: Intuitive Benutzeroberfläche zum Speichern digitaler Dokumente und zum Vermeiden unnötiger Papierarbeit.
• Erweiterte Suchfunktionen: Schlüsselwort- und konfigurierbare Suchtools zum schnellen Auffinden von Dokumenten.
• Benutzerfreundliches Bedienfeld: Leicht zu erlernende Software mit geführter Schulung für reibungsloses Onboarding und Workflow-Integration.

Die Integrationsfreundlichkeit von DocuPhase ermöglicht die nahtlose Verbindung mit anderen gängigen Plattformen wie ERP-Systemen und macht es zu einem vielseitigen Werkzeug für die Abwicklung des Tagesgeschäfts. Diese Integration reduziert die Zeit, die Benutzer mit dem Wechseln zwischen Programmen verbringen, und optimiert so ihren Arbeitsablauf. Die cloudbasierte Lösung der Software bietet eine sichere und intuitive Schnittstelle zum Speichern digitaler Dokumente und eliminiert so effektiv unnötigen Papierkram.

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3. Fluss

Fluix ist eine mobile Dokumenten- und Workflow-Management-Plattform, die speziell auf das Außendienstmanagement zugeschnitten ist. Diese innovative Software ermöglicht es Unternehmen, wichtige Dokumente und Formulare in einem zentralen Repository sicher zu speichern und darauf zuzugreifen. Indem Fluix Außendiensttechnikern und Managern einfachen Zugriff auf wichtige Dateien bietet, selbst an Standorten mit eingeschränkter oder keiner Internetverbindung, rationalisiert Fluix die Remote-Arbeit und steigert die Gesamtproduktivität.

Eines der Hauptmerkmale von Fluix sind seine benutzerdefinierten Arbeitsabläufe, die eine effektive Kommunikation und Verantwortlichkeit zwischen den Teammitgliedern fördern. Die Plattform ermöglicht Aktualisierungen und Benachrichtigungen in Echtzeit für neue Aufgaben, Änderungen oder wichtige Nachrichten und stellt so sicher, dass alle Beteiligten informiert und auf dem Laufenden bleiben. Die automatischen Dateiweiterleitungs- und Indexierungsfunktionen von Fluix reduzieren den manuellen Aufwand erheblich und ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Hauptmerkmale von Fluix:

• Mobile-First-Design: Optimiert für das Außendienstmanagement und ermöglicht die sichere Speicherung und den Zugriff auf Dokumente von unterwegs.
• Zentralisiertes Dokumenten-Repository: Bietet einen einzigen, leicht zugänglichen Ort für wichtige feldbezogene Dokumente.
• Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe: Erleichtert die Kommunikation und Verantwortlichkeit zwischen Teammitgliedern durch Aktualisierungen und Benachrichtigungen in Echtzeit.
• Nahtlose Integration: Kompatibel mit gängigen Plattformen wie ERP-Systemen, rationalisiert den täglichen Betrieb und minimiert den Programmwechsel.
• OCR-Technologie: Unterstützt die optische Zeichenerkennung für die genaue Umwandlung von Textbildern in maschinencodierten Text.
• KI-Chat-Funktion: Unterstützt durch ChatGPT, bietet sofortigen Zugriff auf dokumentbezogene Informationen und macht manuelle Suchen überflüssig.
• Benutzerfreundliche Einrichtung: Einfache Konfiguration der OpenAI-Chat-Funktion in Document Companion.

Die integrationsfreundliche Architektur von Fluix ermöglicht eine nahtlose Verbindung mit anderen gängigen Plattformen, wie z. B. ERP-Systemen. Diese Integration ermöglicht es Unternehmen, den täglichen Betrieb effizienter abzuwickeln und reduziert den Zeitaufwand für den Wechsel zwischen Programmen. Darüber hinaus unterstützt Fluix die OCR-Technologie und stellt so sicher, dass die an die KI-Chat-Funktion übermittelten Daten präzise und umfassend sind und eine detaillierte Analyse ermöglichen.

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4. M-Dateien

M-Files ist eine intelligente Informationsmanagementplattform, die einen intelligenteren Ansatz für die Verwaltung von Inhalten über den gesamten Lebenszyklus hinweg bietet. Durch die nahtlose Verknüpfung von Inhalten und die Nutzung intelligenter Automatisierung ermöglicht M-Files Wissensarbeitern, produktiver zu arbeiten, indem es den richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen liefert.

Die Plattform bietet einen umfassenden Überblick über Inhalte im gesamten Unternehmen, ohne dass eine komplexe und teure Migration zu einem einzigen Repository erforderlich ist. Die digitale Dokumentenmanagementlösung von M-Files verfügt über leistungsstarke Such- und Abruffunktionen, die es Benutzern ermöglichen, Dokumente schnell und einfach zu finden, ohne Zeit mit der Suche nach verlegten Dateien zu verschwenden oder sich daran zu erinnern, wo etwas gespeichert wurde. Die Plattform vereinfacht außerdem die Dokumentenerstellung, indem sie Vorlagen, einfache Benennungs- und Speicherfunktionen sowie die Möglichkeit bietet, versteckte Dokumente und dunkle Daten durch KI-gestützte Technologie aufzudecken.

Hauptmerkmale von M-Files:

• Intelligentes Informationsmanagement: Kombiniert vernetzte Inhalte und intelligente Automatisierung, um die Produktivität zu steigern und eine 360-Grad-Ansicht der Inhalte bereitzustellen.
• Schnelles Suchen und Abrufen: Ermöglicht Benutzern das schnelle und einfache Auffinden von Dokumenten und spart so Zeit und Mühe.
• Vereinfachte Dokumentenerstellung: Bietet Vorlagen, einfaches Benennen und Speichern von Dokumenten sowie die Erkennung versteckter Dokumente und dunkler Daten.
• Automatisierte Compliance und Sicherheit: Gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -vorschriften und sorgt durch Zugriffsrechte und Verschlüsselung für Datensicherheit.
• Nahtlose Zusammenarbeit: Ermöglicht das gleichzeitige gemeinsame Verfassen, Kommentieren und Kommentieren von Dokumenten.
• Integration mit gängigen Tools: Bietet Integration mit Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook und anderen weit verbreiteten Anwendungen.
• KI-gestützte Prozesse: Nutzt KI wie M-Files Aino, um Informationen zu organisieren, den Dokumentkontext zu verstehen und mit Wissen in natürlicher Sprache zu interagieren.

Die Automatisierungsfunktionen von M-Files optimieren die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -vorschriften, gewährleisten Datensicherheit durch strenge Zugriffsrechte und Verschlüsselung auf Unternehmensniveau und ermöglichen eine einfache Zusammenarbeit durch gleichzeitiges gemeinsames Verfassen, Kommentieren und Kommentieren von Dokumenten. M-Files basiert auf einer hochgradig konfigurierbaren Plattform und kann über APIs, Lösungsvorlagen und Add-Ins von Drittanbietern problemlos an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden.

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5. SharePoint-KI

Quelle: Microsoft

Microsoft SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung, die bei Integration mit KI-Technologien Arbeitsabläufe transformiert, die Zusammenarbeit verbessert und die Produktivität von Unternehmen steigert. Durch die Integration von KI-Funktionen in SharePoint können Unternehmen Prozesse automatisieren, die Dokumentenverwaltung optimieren, Suchfunktionen verbessern und wertvolle Erkenntnisse aus Daten gewinnen.

SharePoint AI ermöglicht es Mitarbeitern, intelligenter und schneller zu arbeiten, während gleichzeitig der manuelle Aufwand reduziert und die Produktivität verbessert wird. Die Plattform bietet verschiedene Vorteile, darunter intelligentes Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, Chatbot-Integration und prädiktive Analysen, die es Unternehmen ermöglichen, Abläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und im heutigen Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. SharePoint Premium, die fortschrittliche Content-Management- und Experience-Plattform, bietet KI, Automatisierung und zusätzliche Sicherheit für Content-Erlebnisse, -Verarbeitung und -Governance und hilft Unternehmen dabei, kritische Inhalte während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und zu schützen.

Hauptmerkmale der SharePoint-KI:

• Intelligentes Dokumentenmanagement: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, automatische Klassifizierung, Extraktion und Kennzeichnung von Informationen aus Dokumenten, was zu verbesserter Effizienz und optimierten Arbeitsabläufen führt.
• Workflow-Automatisierung: KI-gestützte Workflow-Automatisierung analysiert historische Daten, lernt aus früheren Entscheidungen und trifft intelligente Entscheidungen bei der Automatisierung von Aufgaben und der Weiterleitung von Dokumenten.
• Chatbot-Integration: KI-gestützte Chatbots, die in SharePoint integriert sind, ermöglichen es Mitarbeitern, über natürliche Sprache mit dem System zu interagieren und sofortige Antworten und Unterstützung zu bieten.
• Prädiktive Analysen: Nutzt KI, um Daten zu analysieren und wertvolle Erkenntnisse zu liefern, sodass Unternehmen datengesteuerte Entscheidungen treffen und immer einen Schritt voraus sein können.
• Erweiterte Inhaltsverwaltung: KI, Automatisierung und zusätzliche Sicherheit für Inhaltserlebnisse, -verarbeitung und -verwaltung unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung und dem Schutz kritischer Inhalte während ihres gesamten Lebenszyklus.
• Lösungen für hochwertige Dokumente: Bietet Lösungen für die Arbeit mit hochwertigen Dokumenten wie Verträgen, Arbeitserklärungen, Bestellungen und Rechnungen.

Die intelligenten Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint AI ermöglichen die automatische Klassifizierung, Extraktion und Kennzeichnung von Informationen aus Dokumenten, was zu einer verbesserten Effizienz und optimierten Arbeitsabläufen führt. Die prädiktiven Analysefunktionen der Plattform nutzen KI, um Daten zu analysieren und wertvolle Erkenntnisse zu liefern, sodass Unternehmen datengesteuerte Entscheidungen treffen und immer einen Schritt voraus sein können.

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Optimieren Sie Ihren Workflow mit KI-Dokumentenmanagementlösungen

Im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld sind KI-gestützte Dokumentenmanagementlösungen zu unverzichtbaren Werkzeugen für Unternehmen geworden, die ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität steigern möchten. Die in diesem Artikel besprochenen KI-Dokumentenmanagementlösungen bieten eine breite Palette an Funktionen und Fähigkeiten, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Von der intelligenten Dokumentenklassifizierung und -extraktion bis hin zur nahtlosen Integration in bestehende Arbeitsabläufe nutzen diese Tools die Leistungsfähigkeit der KI, um die Erstellung, Speicherung und den Abruf wichtiger Geschäftsdokumente zu vereinfachen. Durch die Automatisierung manueller Prozesse, die Verbesserung der Suchfunktionalität und die Bereitstellung wertvoller Erkenntnisse ermöglichen diese Lösungen Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und bessere Entscheidungen zu treffen.